Was ist ein Hinweisgebersystem?
Mit dem Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) zum besseren Schutz hinweisgebender Personen sind viele größere Unternehmen und Organisationen dazu verpflichtet ein Hinweisgebersystemen zu unterhalten und gesetzliche Vorgaben umzusetzen.
Hinweisgeberinnen und Hinweisgeber (Whistleblower), die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, sollen im beruflichen Umfeld künftig umfassender geschützt werden. Für die Meldung von Verstößen sollen interne als auch externe Meldestellen eingerichtet und Whistleblower zudem vor beruflichen Repressalien geschützt werden.
Ein Hinweis kann per Telefon, per Post oder E-Mail erfolgen, jedoch ist die Anonymität oft nicht ausreichend gewahrt. Eine mehr oder weniger öffentliche Hinweisabgabe erfordert mehr Mut und wird somit leider häufiger unterlassen oder – noch schlimmer – an einen Dritten weitergegeben. Ein anonymes Hinweisgebersystem ermöglicht eine niedrigschwellige Abgabe des Hinweises durch Wahrung der Anonymität des Whistleblowers. Das erleichtert die Meldung und erhöht gleichzeitig den Eingang wichtiger Hinweise, die unter Umständen sonst gar nicht gemeldet worden wären. Außerdem gelangt der Hinweis beim richtigen Empfänger an die richtige Stelle zur internen Hinweisbearbeitung. Sollten hingegen Meldungen über Verstöße an die Öffentlichkeit gelangen, können daraus folgenschwere wirtschaftliche oder auch Imageschäden entstehen.
Für wen eignet sich ein Hinweisgebersystem?
Was bedeutet Whistleblowing?
Das von Hinweisgebern beziehungsweise Whistleblowern nach innen oder außen getragene und gelebte Bedürfnis, illegales Handeln aufzudecken nennt man Whistleblowing. Hierunter fallen Missstände oder Gefahren für Mensch und Umwelt, die im eigenen Arbeitsumfeld des Whistleblowers existieren. Hier verfügen Hinweisgeber über das erforderliche Wissen und die Expertise, um Abweichungen zu erkennen und zu bewerten.
Zu externen Stellen können auch Dritte, verantwortliche Behörden oder auch die Presse gehören.
Whistleblower handeln in der überwiegenden Anzahl der Fälle nicht egoistisch oder aus niederen Beweggründen. Vielmehr möchten sie dem Unternehmen oder der Behörde die Möglichkeit geben, den festgestellten Missstand zu beseitigen und so für sich und andere ein gerechteres Umfeld zu schaffen.
Warum ist ein Hinweisgebersystem sinnvoll?
Whistleblower müssen Mut aufbringen, um Fehlverhalten aufzudecken.
Viele Menschen, die in ihren Unternehmen Missstände offen angesprochen haben, bereuen ihre Courage hinterher: Sie werden gemieden oder geächtet, bleiben bei Beförderungen außen vor oder verlieren gar ihre Jobs.
Die Europäische Union hat mit ihrer Whistleblower-Richtlinie wichtige Standards zum Schutz dieser Hinweisgeber in Europa gesetzt. Seit April 2019 stehen die Eckpunkte der Direktive fest, im Oktober 2019 hat auch der EU Rat die Richtlinie offiziell angenommen. Mit der Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union ist die Richtlinie (EU) 2019/1937 am 16. Dezember 2019 in Kraft getreten. Bis 2021 hatten die EU-Mitgliedsstaaten Zeit, die Vorgaben der Richtlinie in eigene, nationale Gesetze umzusetzen. Eine Umsetzung in deutsches Recht steht bevor.
Was ist ein digitales Hinweisgebersystem für Whistleblower?
Ein digitales Hinweisgebersystem für Whistleblower unterscheidet sich von einem herkömmlichen System dadurch, dass möglichst viele Aufgaben innerhalb des Prozesses der Hinweisaufnahme und -bearbeitung optimal aufeinander abgestimmt und weitestgehend automatisiert ablaufen.
Die reine Erfassung von Daten im Rahmen eines Fragebogens auf einer Internetseite ist Teil eines digitalen Hinweisgebersystems. Durch die Nutzung einer in sich geschlossenen, mehrfach zertifizierten Cloud-Technologieplattform und die für diese Zwecke genutzten Services ermöglichen Unternehmen den Sprung in die digitale Transformation. Diese geht über eine reine Digitalisierung von Daten hinaus. Dazu gehören beispielsweise
- ChatBot-Routinen
- In-memory Datenhaltung und -verarbeitung
- Responsives WebDesign
- Online-Übersetzungsfunktionen
Behörden, Vereine, Verbände, Gemeinden und Unternehmen erlangen damit frühzeitig Kenntnis über mögliche Straftaten oder Ethikverstöße innerhalb der eigenen Organisation und sind schnell in der Lage Hinweise eigenständig zu klären bevor sie an die Öffentlichkeit gelangen.
EU-Whistleblower-Richtlinie und Hinweisgeberschutzgesetz – Worauf kommt es jetzt an?
Die Europäische Union erließ 2019 die EU-Whistleblower-Richtlinie, um Hinweisgeber stärker zu schützen. Mit der Umsetzung der EU-Hinweisgeberrichtlinie (EU/2019/1937) in ein nationales Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird der angemessene Schutz von Hinweisgeber durch Unternehmen unerlässlich!
Nachdem der erste Anlauf zur Umsetzung der Richtlinie des Europäischen Parlaments im Jahr 2021 national gescheitert ist, wurde ein Gesetzentwurf neu ausgearbeitet. Dieser sieht eine Bußgeldbewährte Pflicht für Unternehmen vor, die kein Hinweisgebersystem für Whistleblower bis zum jeweiligen Stichtag eingeführt haben. Beschäftigungsgeber wie private Unternehmen oder auch Organisationen der öffentlichen Hand, haben eine interne Meldestelle einzurichten, sobald sie 50 oder mehr Personen beschäftigen.
Unternehmen ab 250 Mitarbeiter sind damit sofort in der Pflicht, sobald das nationale Gesetz ergeht, und haben keine Übergangsfrist zur Einrichtung und Umsetzung eines Hinweisgebersystems. Für Beschäftigungsgeber bis 249 Mitarbeiter wird es eine Übergangsfrist geben. Diese Unternehmen haben bis zum 17. Dezember 2023 Zeit zur Umsetzung.
Nachdem gegen Deutschland am 27.01.2022 ein Vertragsverletzungsverfahren wegen der verspäteten Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in ein nationales Gesetzt von der Europäischen Kommission eingeleitet wurde, gilt die Empfehlung von Rechtsexperten sich jetzt mit der Einrichtung eines niederschwelligen und anonymen Hinweisgebersystems zu beschäftigen.
Bedenken Sie, dass es zu Ihrem Vorteil ist, schon jetzt Ihre Compliance Risiken zu minimieren und die Hürden für den Erhalt von wertvollen Informationen abzusenken. Jeder abgegebene und echte Hinweis zu Verstößen in Ihrem Unternehmen kann möglichen Schaden abwenden.
Das digitale Hinweisgebersystem für Whistleblower CLUE#ZO bietet gleichzeitig Identitätsschutz und ermöglicht eine strukturierte sowie dialoggeführte Entgegennahme von Meldungen.
Handeln Sie schon jetzt und im Interesse Ihres Unternehmens! Erfahren Sie mehr über die schnelle und problemlose Integration. Unser Team erklärt Ihnen gern die einfache Erfassung und Bearbeitung von Hinweisen und berät Sie hinsichtlich des passenden Preismodells.