Hinweisgebersysteme: Pflichten, Gesetz und Chancen

Hinweisgebersysteme sind Anlaufstellen für Mitarbeitende, um Hinweise zu Fehlverhalten oder Missstände im Unternehmen zu melden. Damit hinweisgebende Personen – insbesondere im beruflichen Umfeld – besser geschützt sind, wird die EU-Whistleblower-Richtlinie 2019/1937 des Europäischen Parlaments in ein nationales Gesetz umgewandelt. Am 16. Dezember 2022 beschloss der Bundestag das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG), welches drei Monate nach seiner Verkündung in Kraft treten wird. Damit sind voraussichtlich im April 2023 Unternehmen und Organisationen ab 50 Personen in der Pflicht interne Hinweisgebersysteme zu installieren. Unternehmen mit mehr als 250 Personen sind ohne Übergangsfrist zur Umsetzung verpflichtet. Unternehmen und Organisationen mit weniger als 250 Mitarbeitenden haben noch bis zum 17. Dezember 2023 Zeit.

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Das Bild zeigt einen Bestechungsversuch einer Person, die einen anonymen Hinweis über ein Hinweisgebersystem abgibt
Das Bild zeigt zwei Hände in schwarzen Handschuhen, die eine Akte mit vertraulichen Daten stiehlt und damit Grund für die Meldung an ein Hinweisgebersystem bietet

Anonyme Hinweisabgabe

Eine wesentliche Änderung des Gesetzes bezieht sich auf den Umgang mit anonymen Meldungen. Demnach sind die Meldestellen verpflichtet sich mit anonymen Hinweisen zu beschäftigen. Das setzt eine anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgeber und Meldestellen voraus, die mit digitalen Hinweisgebersystemen bei entsprechendem Funktionsumfang abbildbar ist.

Anonyme Hinweisabgaben, die über digitale Hinweisgebersysteme abgegeben werden, sind aufgrund ihrer Niedrigschwelligkeit wertvoll für Unternehmen. Die Anonymität der hinweisgebenden Personen wird gewahrt, der Schutz ist hoch und Repressalien müssen nicht befürchtet werden. So steigen für Unternehmen die Chancen der Aufdeckung von unternehmensbezogenen Verstößen.

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Warum Unternehmen nicht ohne Hinweisgebersysteme auskommen werden

Whistleblower müssen Ihre Hinweise zu Fehlverhalten mündlich, schriftlich oder persönlich abgeben können. Die interne Meldestelle muss dem Hinweisgeber binnen sieben Tagen den Eingang der Meldung bestätigen und innerhalb von drei Monaten dem Whistleblower zu den ergriffenen Maßnahmen Rückmeldung geben.

Meldungen möglicher Straftaten oder Verstöße über Hinweisgebersysteme sind für Unternehmen, Verbände, Vereine und Gemeinden zwar auch ohne gesetzliche Pflicht von großem Wert, doch das Hinweisgeberschutzgesetz sieht nun vor, dass die Meldestellen auch anonyme Hinweise entgegennehmen und bearbeiten müssen. Durch das Angebot eines anonymen Hinweisgebersystems stärken Sie das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden und senken die Hürden für die Abgabe eines wichtigen Hinweises. Dadurch lässt sich das unternehmerische Reputations- und Haftungsrisiko senken. Es bedeutet allerdings auch, dass eine anonyme Kommunikation zwischen Hinweisgebenden und Meldestellen geschaffen werden muss. Dabei sind auch konzernübergreifende zentrale Meldestellen möglich.

Digitales Hinweisgebersystem

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