Was ist ein PIM-System?
Ein Produktinformationsmanagement-System (PIM) ist eine spezialisierte Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, sämtliche Produktdaten zentral zu erfassen, zu verwalten und konsistent über alle Vertriebskanäle auszuspielen. Während ERP-Systeme primär für die Buchhaltung und Logistik zuständig sind und DAM-Lösungen sich auf digitale Medien konzentrieren, übernimmt ein PIM-System das ganzheitliche Management von Produktstammdaten, Metadaten und medialen Assets.
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Multichannel-Publishing: Ob Onlineshop, Marktplatz oder Print-Katalog – mit einem PIM liefern Sie jederzeit aktuelle und fehlerfreie Produktinformationen aus.
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Zeit- und Kostenersparnis: Zentralisierte Datenpflege reduziert redundante Arbeitsschritte und minimiert Fehlerquellen.
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Skalierbarkeit: Egal ob 100 oder 10.000 Produkte – ein PIM skaliert mit Ihren Anforderungen und lässt sich flexibel anpassen.
Funktionen eines PIM-Systems
Ein PIM-System optimiert die gesamte Informationslieferkette für Produktdaten (Information Supply Chain) – von Lieferanten über interne Produktionsstandorte bis hin zu Distributionszentren und Endkunden. Es fungiert als Single Source of Truth, indem es alle Produktinformationen zentralisiert, standardisiert und qualitätsgesichert vorhält. Durch klar definierte Workflows und Zugriffsrechte sorgt es dafür, dass Ihre Daten stets aktuell, konsistent und vollständig sind. Entscheidend: hochwertige Produktdaten steigern die Kaufwahrscheinlichkeit, minimieren Rückläufer und senken damit verbundenen Aufwand und Kosten.
Flexible Datenmodellierung & Stammdatenpflege
Ein PIM-System ermöglicht die Definition beliebig vieler Produktklassen, Attribute und Hierarchien, sodass sich jedes Sortiment präzise abbilden lässt. Über benutzerfreundliche Masken pflegen Sie sämtliche Stammdaten – von Artikelnummern über technische Spezifikationen bis hin zu Marketing-Texten – zentral an einem Ort. Durch automatische Validierungsregeln stellen Sie sicher, dass nur vollständige und korrekte Datensätze in den Produktkatalog gelangen.
Datenanreicherung & Übersetzungsmanagement
Mit Hilfe von Vorlagen und Regelwerken lassen sich fehlende Merkmale wie Abmessungen, Materialangaben oder Marketing-Claims automatisiert ergänzen. Gleichzeitig steuern Sie Übersetzungsprozesse für beliebig viele Sprachen über integrierte Workflow-Boards und externe Übersetzer-Tools. Freigabe-Workflows garantieren dabei, dass nur geprüfte Inhalte in den verschiedenen Zielmärkten veröffentlicht werden.
Medienmanagement für Bilder, Videos & Dokumente
Ihr gesamtes Asset-Portfolio – Produktfotos, 3D-Modelle, Videos und Handbücher – wird versioniert abgelegt und automatisch den zugehörigen Artikeln zugewiesen. Intelligente Vorschaufunktionen und Metadaten-Filter erleichtern das Wiederfinden und Zuordnen von Dateien. So liefern Sie in jeder Vertriebssituation stets das richtige Bild- oder Videoformat und vermeiden doppelte Uploads.
Workflow- und Rechteverwaltung
Rollenbasierte Zugriffssteuerung definiert, wer welche Daten anlegen, bearbeiten oder freigeben darf, und schafft Transparenz über Verantwortlichkeiten. Automatisierte Freigabeprozesse und Eskalationsmechanismen sorgen dafür, dass Korrekturen und Nachbearbeitungen termingerecht abgeschlossen werden. Ein lückenloses Änderungsprotokoll dokumentiert jede Aktion und unterstützt Audit-Anforderungen sowie Compliance-Vorgaben.
Automatisiertes Multichannel-Publishing
Einmal gepflegte Produktdaten werden per Knopfdruck in sämtliche Kanäle exportiert – vom Onlineshop und Marktplatz bis zum Printkatalog. Konfigurierbare Export-Profile erlauben kanal- oder zielgruppenspezifische Anpassungen von Texten, Bildern und Preisen. Durch die Automatisierung der Datenausspielung reduzieren Sie manuelle Fehler und beschleunigen Ihren Time-to-Market.
Schnittstellen & API-Anbindung
Standardisierte Schnittstellen verbinden Ihr PIM nahtlos mit ERP-, CRM- oder E-Commerce-Systemen und gewährleisten den bidirektionalen Datenaustausch in Echtzeit. Plug-and-play-Connectors für gängige Shop- und Marktplatz-Plattformen beschleunigen die Implementierung und minimieren Integrationsaufwand. So pflegen Sie einmal zentral und verteilen inkonsistente Daten gehören der Vergangenheit an.
Vorteile eines PIM-Systems
Ein modernes Produktinformationsmanagement-System steigert die Datenqualität und spart Ihrem Unternehmen wertvolle Zeit, indem es manuelle Arbeitsschritte automatisiert und Prozesse übersichtlich steuert.
Dank zentraler, medienneutraler Datenhaltung pflegen Marketing, Vertrieb und externe Partner jederzeit und ortsunabhängig denselben, konsistenten Datenbestand, während ein feingranulares Rollen- und Rechtesystem sichert, dass nur autorisierte Anwender bestimmte Informationen ändern dürfen.
Gleichzeitig ermöglicht das PIM eine nahtlose Omni-Channel-Bereitstellung: Produkttexte, Bilder und technische Details lassen sich ohne manuelle Formatkonvertierung automatisch in E-Commerce-Shops, Websites, Social-Media-Kanäle, Kataloge, Datenblätter oder Etiketten exportieren.
Integrierte Übersetzungs-Workflows und Lokalisierungsfunktionen sorgen zudem dafür, dass sämtliche Produktinformationen simultan in mehreren Sprachen angelegt, geprüft und freigegeben werden – so erreichen Sie Ihre Zielgruppen im In- und Ausland mit einheitlich hochwertigen Inhalten.
Mit einem PIM-System optimieren Sie somit sowohl die interne Datenpflege als auch die globale Produktkommunikation über alle relevanten Kanäle hinweg.
Für wen ist ein PIM-System sinnvoll?
Unternehmen mit einem umfangreichen Produktsortiment profitieren besonders von einem leistungsfähigen PIM-System – unabhängig von der Größe. Ob Hersteller oder Händler: Wer über mehrere Vertriebskanäle verkauft, international agiert oder regelmäßig Produktdaten aktualisieren muss, steigert Effizienz und Datenqualität durch zentrale PIM-Prozesse. Im Unternehmen greifen vor allem Marketing-Teams, Produktmanager, Einkäufer, Data-Compliance-Verantwortliche sowie E-Commerce- und IT-Abteilungen auf das PIM zu, um Datenpflege, Freigaben und Publikation reibungslos zu koordinieren.
IT-Leitung / Digitalisierung
Ein PIM-System harmonisiert heterogene ERP- und E-Commerce-Landschaften (SAP, Navision, Shopware, Magento etc.) durch standardisierte API- und Connector-Konzepte. So minimieren Sie Integrationsaufwand und stellen eine durchgängige, konsistente Produktdatenversorgung sicher. Zentralisierte Datenflüsse reduzieren Fehlerquellen und entlasten Ihre IT-Teams bei Updates oder Systemwechseln. Gleichzeitig unterstützt ein PIM-systematische Digitalisierungsinitiativen durch automatisierte Schnittstellen und Echtzeit-Datensynchronisation.
Vertrieb / E-Commerce
Mit einem PIM-System verkürzen Sie Ihre Time-to-Market, indem neue Produktdaten per Knopfdruck kanalübergreifend ausgespielt werden. Automatisierte Publishing-Workflows sorgen für weniger Medienbrüche und schnellere Go-Live-Phasen in Shop, Marktplatz oder Mobile App. Einheitliche, fehlerfreie Produktinformationen steigern das Kundenvertrauen und führen zu höheren Conversion Rates. Somit bleibt Ihr Vertrieb agil und kann flexibel auf Marktanforderungen reagieren.
Export / Internationales Marketing
Für global agierende Unternehmen ermöglicht ein PIM-System skalierbare Mehrsprachigkeit und effiziente Lokalisierungsprozesse. Integrierte Übersetzungs-Workflows und Regions-Profile reduzieren den manuellen Aufwand und verkürzen die Time-to-Market in internationalen Märkten. So erreichen Sie Kunden rund um den Globus mit konsistenten, hochwertigen Produktinformationen. Gleichzeitig behalten Sie Compliance und länderspezifische Vorgaben stets im Blick.
Produktmanagement
Das PIM erleichtert die Umsetzung von Branchenstandards wie ETIM, ECLASS oder GS1 durch vordefinierte Templates und saubere Datenmodelle. Produktmanager können komplexe Klassifikationen und attributive Hierarchien zentral verwalten und für alle Kanäle aufbereiten. Dadurch verbessern Sie die Datenqualität und ermöglichen eine effiziente Bereitstellung technischer Informationen für Kunden und Plattformen. Eine robuste Datenbasis unterstützt strategische Entscheidungen und beschleunigt Prozesse im gesamten Produktlebenszyklus.
Marketing-Leitung / Katalogmanagement
Mit einem PIM generieren Sie automatisierte Print- und Digital-Kataloge on-demand – kundenspezifische Preislisten, technische Datenblätter oder B2C-Prospekte sind in wenigen Minuten verfügbar. Layout-Templates und Inhaltsfilter stellen sicher, dass nur freigegebene, fehlerfreie Informationen in Ihre Marketing-Materialien gelangen. So reduzieren Sie Produktionskosten und vermeiden zeitaufwändige Nacharbeiten. Gleichzeitig steigern Sie die Effizienz Ihres Katalogmanagements und können schneller auf Markt- oder Kundenanforderungen reagieren.
Einführung eines PIM-Systems
Die erfolgreiche Einführung eines Produktinformationsmanagement-Systems (PIM) ist ein strategisches IT-Projekt, das die zentrale Verwaltung all Ihrer Produktdaten gewährleistet und so Time-to-Market, Datenqualität und Omnichannel-Publishing optimiert. Um Schnittstellen zu ERP-, E-Commerce- und Marketing-Tools nahtlos zu integrieren, empfiehlt sich die enge Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Fachpartner – sei es der Softwarehersteller oder ein spezialisierter Systemintegrator. Der typische Projektablauf gliedert sich dabei in drei Phasen: Planung, Umsetzung und Inbetriebnahme.
PIM in der Praxis
Industrie 4.0 Ready – Ihr strategischer Enabler
Der globale PIM‑Markt wächst von 15,6 Mrd USD in 2024 auf prognostizierte 32 Mrd USD bis 2029 – ein beeindruckender Compound Annual Growth Rate (CAGR) von 15 %.
Die das prognostizierte Wachstum des globalen PIM-Marktes von 2024 bis 2029 mit einem CAGR von 15 % visualisiert.
Bereits 50 % aller Unternehmen nutzen PIM aktiv, die andere Hälfte verliert durch fehlende zentrale Datenpflege wertvolle Effizienz (und Wettbewerbsfähigkeit).
Die Grafik zeigt Baseline vs. „Mit PIM“ für drei Kennzahlen – Durchlaufzeiten (≈ −50 %), Fehlerkosten (drastisch reduziert) und Conversion-Rate (+20–50 %).
PIM in der Praxis
Automatisierte Integration & Turbo Time-to-Market
Nahtlose System‑Integration: Ein Industriezulieferer senkte die Einführung neuer Produkte um 60 % und sparte so rund 30 000 € pro Jahr – allein durch automatisierte Datenflüsse statt 200×5 h manueller Pflege (50 €/h).
Zur „Nahtlosen System-Integration“– mit klarer Darstellung der Zeit- und Kosteneinsparungen.
Zur „Beschleunigten Markteinführung“ – klarer Vergleich von Time-to-Market und Mehrumsatz pro Kampagne.
Beschleunigte Markteinführung:
Von sechs Wochen auf nur zehn Arbeitstage – und das bei 1 000 Stock Keeping Units (SKUs)!
Jeder zusätzliche Verkaufstag bringt bei 10 € Average Revenue per Unit (ARPU) und 1 000 SKUs rund 150 000 € Mehrumsatz pro Kampagne.
So machen Sie Ihre IT‑Landschaft zum Wettbewerbsvorteil: schnell, transparent und messbar.
PIM in der Praxis
Global skalieren & ROI-Booster
Lokalisierung in 12 Sprachen ohne Mehraufwand:
Dank Translation Management System (TMS)‑Anbindung senken Sie Fehlerraten um 1 % und sparen mehrere 10 000 € jährlich.
Zur „Lokalisierung in 12 Sprachen ohne Mehraufwand“ mit TMS-Anbindung –mit Hervorhebung der gesenkten Fehlerrate und der jährlichen Einsparungen.
Zu „Standards & Klassifikationen (ETIM/ECLASS/GS1)“ – mit der klaren Darstellung von bis zu 70 % weniger Kundenrückfragen und etwa 0,5 FTE (~20.000 €) weniger Supportkosten pro Jahr.
Standards & Klassifikationen (ETIM/ECLASS/GS1):
Bis zu 70 % weniger Kundenrückfragen – das entspricht etwa 0,5 FTE (∼20 000 €) weniger Supportkosten pro Jahr.
Automatisierte Katalog‑ und Datenblatt‑Erstellung:
80 % Zeitersparnis pro Datasheet (12 000 € Jahreswert pro Mitarbeiter).
Zur „Automatisierten Katalog- & Datenblatt-Erstellung“ – mit der Darstellung der 80 % Zeitersparnis pro Datasheet und des jährlichen Werts von ca. 12 000 € pro Mitarbeiter.
Zum „ROI-Szenario“ – mit dem direkten Vergleich zwischen Einsparungen & Mehrumsatz (49 000 €) und PIM-Kosten (25 000 €) sowie der hervorgehobenen Rendite von 96 %.
ROI‑Szenario:
Einsparungen und Mehrumsatz von 49 000 € versus PIM‑Kosten von 25 000 € ergeben eine Rendite von 96 % – validiert durch Studien und Praxiserfahrungen.
Mit einem PIM‑System halbieren Sie Ihre Durchlaufzeiten, reduzieren Fehlerkosten drastisch und steigern Online‑Konversionsraten um 20–50 %.
Baseline vs. „Mit PIM“ für drei Kennzahlen – Durchlaufzeiten (≈ −50 %), Fehlerkosten (drastisch reduziert) und Conversion-Rate (+20–50 %).
Identifizieren Sie Ihr Optimierungspotenzial im PIM-Bereich
Ist Ihr Unternehmen PIM-ready?
