Projekt Beschreibung

RALPHHAGEDORN GmbH
Digitalisierung und Automatisierung

Herausforderung

Mit einem Track Record von über 1,5 Milliarden Euro hat sich die RALPHHAGEDORN GmbH als erfolgreiches Investment-Maklerhaus etabliert. Mit großem Engagement, diskreter Arbeitsweise und einem hervorragenden Netzwerk werden Immobilien durch das Team um Inhaber Ralph Hagedorn in den Assetklassen Wohnen, Büro, Hotel und Einzelhandel vermittelt. Mit der Einführung von Salesforce Sales Cloud setzt die RALPHHAGEDORN GmbH auf eine 360°-Sicht auf Kunden und Immobilienobjekte und nutzt die komfortable Automatisierung für die zeitgemäße Abbildung von Prozessen.

Die bisherige Individuallösung der RALPHHAGEDORN GmbH ermöglichte zwar die Abbildung von Kontakten und Objekten, sämtliche Kommunikation wie Telefonie, E-Mails oder auch Schriftstücke musste jedoch separat verfasst und abgelegt werden. Zusätzlich machten Kapazitäts- und Performancegrenzen eine moderne, zeitgemäße Lösung notwendig, um schnell auf die Anforderungen des Immobilienmarktes und der Kunden reagieren zu können.

Die historischen Informationen und Daten zu Käufern und Objekten sind dabei wichtiges Kapital für die Vermittlung. Daher war neben der Neueinführung auch die Migration der Historie notwendig. Ziel war die Umsetzung von durchgängigen Prozessabläufen ohne Medienbrüche als Grundlage für die digitale, mobile und automatisierte Zukunft. Neben der Abbildung der relevanten Informationen und der Integration der unterschiedlichen Kommunikationskanäle ist dazu auch die Automatisierung der Prozesse mit einer digitalen Lösung maßgeblich.

Lösung

Für diese zukunftsgerichtete Unterstützung der Verkaufsprozesse setzt die RALPHHAGEDORN GmbH auf Salesforce Sales Cloud. Begleitet wurde das Projekt von den Salesforce-Experten der CAS AG, um die Standardfunktionalitäten per Customizing zu einer maßgeschneiderten Lösung abzurunden. Salesforce Sales Cloud bietet die notwendige Flexibilität, um die Schlagworte Digitalisierung und Automatisierung für das Investment-Maklerhaus in greifbaren Mehrwert mit einer branchenspezifischen Lösung umzusetzen. Dazu wurde insbesondere ein Abgleich der Anforderungen von Käufern mit Merkmalen der in der Vermarktung befindlichen Objekte implementiert. Die sehr detaillierten und voneinander stark divergierenden Anforderungen der unterschiedlichen Käufer machen das sogenannte Matching mit den unterschiedlichen Immobilienobjekten zum zentralen Dreh- und Angelpunkt für das Team der RALPHHAGEDORN GmbH.

Die schnellen Ergebnisse des Matchings sowie aller Informationen und Daten werden zusätzlich durch die leistungsstarke Integration der Google-Suche in Salesforce und die mobile Verfügbarkeit aller Daten in den Salesforce Apps für iPhone und iPad abgerundet. Für die Recherche nach Stichworten, Adressen etc. ist kein Wechsel des Systems mehr notwendig. Alles läuft zentral zusammen, um Kundenwünsche gezielt mit passenden Objekten bedienen zu können oder die Akquisition von Objekten im Kundenauftrag zu betreiben.

Mit Salesforce Sales Cloud hat das Team RALPHHAEDORN alle relevanten Daten im Blick – so ist eine schnelle 360°-Sicht auf Käufer und Objekte für detaillierte Recherchen, Ideenskizzen oder die Vorbereitung intensiver Gespräche mit Käufern stets und überall verfügbar. Matching-Treffer sind mit der intelligenten Unterstützung durch die CRM-Funktionalitäten auf Basis der detaillierten und aktuellen Informationen zu Objekten, deren Beziehungen zueinander sowie Suchprofilen der Käufer nun einfach auf Knopfdruck möglich.

Vorgehen

In enger Abstimmung zwischen den Beratern der CAS AG und dem Team RALPHHAGEDORN wurden mit einem agilen Ansatz in gemeinsamen Workshops die Anforderungen aufgenommen, strukturiert und sukzessive umgesetzt. Nach der initialen Template-Einrichtung und Datenübernahme konnten in weiteren Projektschritten erste Praxiserkenntnisse und Erfahrungen einfließen, um gewohnte Arbeitsweisen genau zu beleuchten und neue Möglichkeiten der Optimierung von Prozesse zu evaluieren.

Die iterativen Zyklen halfen das Projekt, welches mit dem Austausch der zentralen IT-Lösung für das Makler-Team neben dem weiterlaufenden operativen Vermittlungsgeschäft herausfordernd war, in kleinere, leichtere Einheiten aufzubrechen. Die Funktionalitäten standen so bereits nach der ersten Iterationsstufe zur Verfügung und wirkten so bereits auf die Konkretisierung der Anforderungen und Umsetzungen. Um das Matching von Käufern und Objekten auf eine bestmögliche Basis zu stellen, wurden durch die CAS AG die Daten aus dem Altsystem qualitätsgesichert migriert und die entsprechenden Zuordnungen aus der komplexen Datenbasis vorgenommen.

Die Salesforce Mobile App sorgte bereits im Standard für die deutliche Effizienzsteigerung. Alle Objekte, Nachfrager, Kunden und Vorgänge können von den Maklern auch von unterwegs überall einfach aufgerufen und genutzt werden. So können Anrufe direkt aus der App heraus getätigt und spontane Ideen recherchiert werden. Die Rückfragen ins Backoffice sind damit deutlich zurückgegangen.

Man merkt gleich, die CAS AG agiert als ein Team mit weitsichtigen, zuverlässigen und engagierten Experten. Wir haben uns auch als kleineres Unternehmen rundum kompetent und umsichtig betreut gefühlt. Gerade auch, weil das menschliche Miteinander auf Augenhöhe, die Atmosphäre im Projekt und die regionale Nähe es uns leicht gemacht haben, auch wenn IT-Projekte dieser Form, die so explizit auf unsere Geschäftsprozesse fokussieren, für uns Neuland sind“, beschreibt John Groteloh, Investmentmakler bei der RALPHHAGEDORN GmbH, die erfolgreiche Zusammenarbeit.

Das Team der CAS AG hat bereits in der ersten Projektphase mehr möglich gemacht, als wir uns im Vorfeld vorgestellt haben. Der Projekterfolg war maßgeblich mit der Fähigkeit der Berater der CAS AG verbunden, genau zuzuhören und die Anforderungen mit dem besonderen Verständnis des Geschäfts der RALPHHAGEDORN GmbH umzusetzen.

John Groteloh, RALPHHAGEDORN GmbH

Ergebnis

Die maßgeschneiderte Lösung auf Basis Salesforce Sales Cloud führt beim Team RALPHHAGEDORN zu einer deutlichen Arbeitserleichterung und Beschleunigung der Prozessabläufe. Die stabile Performance und schnelle Ergebnis-Anzeige, machen auch Recherchen parallel in Telefonaten möglich, um die Gespräche zu unterstützen. Die Anzeige der gesamten Historie der Aktivitäten, Termine, Aufgaben, E-Mails etc. unterstützt die Arbeit des Teams RALPHHAGEDORN, so kann jedes Team-Mitglied den aktuellen Status zu einem Immobilienobjekt nachvollziehen, sehen wer den Kontakt hält und welche Schritte bereits umgesetzt wurden.

In der aktuell laufenden zweiten Projektphase wird das sogenannte Matching um die archivierten Objekte erweitert und die Trefferliste verfeinert. Zusätzlich sollen durch die Abbildung der Prozesse im System die Abläufe der Vermittler per Automatisierung unterstützt werden.

Die Integration aller Kommunikationskanäle ist mit der Optimierung der Anbindung von Microsoft Outlook, der Telefonanlage und der individuellen Anpassung der Salesforce Mobile App für die nächsten Projektphasen geplant, um die Lösung noch weiter für die RALPHHAGEDORN GmbH abzurunden.