USE CASE
Gewachsene IT-Struktur trifft moderne Digitalisierung 

Die Vereinfachung von EDI-Prozessen durch die Kombination von EDI und API

Erfahren Sie mehr über die Optimierung und Digitalisierung der Vertriebsprozesse im Innendienst bei einem Branchenführer der Bauzulieferindustrie durch eine Kombination aus EDI und API.

Herausforderung 

Die Produktpalette umfasst, wie bei vielen Unternehmen, ein großes Spektrum von Regalartikeln als Standard bis hin zu kundenspezifisch ausgeprägten und veredelten Variantenartikeln. Kundenbestellungen dazu erfolgen über die unterschiedlichsten Kanäle von Telefon und Fax über E-Mail bis hin zu EDI (Electronic Data Interchange). Der Bauzulieferer setzte dabei für die Abwicklung der EDI-Bestellungen bisher SAP PI (SAP Process Integration) ein. Die bis dato notwendige manuelle Nachbearbeitung und telefonische Klärung führt zu einem sehr hohen Aufwand im Vertrieb und fehlender Transparenz für die Kunden. Der fehleranfällige sowie zeit- und kostenintensive Prozess für die Bestellabwicklung wurde zugunsten einer beschleunigten Bereitstellung der Auftragsbestätigungen an die Kunden optimiert und die bisherige Middleware-Lösung ersetzt.

Lösung durch Vereinfachung von EDI-Prozessen

Die Experten der CAS AG analysierten zunächst die bestehenden Strukturen und Prozesse, die über viele Jahre gewachsen sind und mit besonderen Herausforderungen aufwarteten. Aufbauend auf den entsprechenden Ergebnissen erfolgten Optimierung und Redesign der Prozesse, die mit Lobster_data, der Software für systemunabhängige Daten-Integration –insbesondere als effiziente EDI-Lösung – so gestaltet wurden, dass unterschiedliche Datenstrukturen/-typen und Nachrichtenformate über eine einheitliche Profilkette verarbeitet werden können.

Etwaige notwendige kundenspezifische Abweichungen vom definierten Standard lassen sich per Konfiguration so anpassen, dass die Informationen im SAP-Zielsystem ohne manuelle Eingriffe des Vertriebsinnendienstes erfolgreich verarbeitet werden. Parallel wurden die Grundlagen für die Einführung eines API-Managements mit einheitlichen Vorgaben für API-Design, API-Lifecycle und API-Governance geschaffen. So können die einzelnen Fachbereiche des Bauzulieferers per Microsoft Azure für die Entwicklung von APIs nutzen. Erste APIs auf der Plattform von Microsoft Azure wurden bereits für den EDI-Bestellprozess im Einsatz und verbessern so die Datenqualität der eingehenden Bestellungen. Insbesondere bei der hohen Produktvielfalt der Variantenartikel unterstützt dieses den Vertrieb und vereinfacht den Bestellprozess.

Für die Bereitstellung der nachgelagerten Belege an die Kunden wurden ebenfalls APIs neuentwickelt und integriert, die nun für eine einfache Verarbeitung und damit verbesserte Akzeptanz auf Kundenseite sorgen. Im Zuge der Migration der Middleware wurden auch die elektronischen Belege inhaltlich erweitert. Nun schaffen neue, moderne Nachrichtenformate und die zusätzliche Anbindung an das zentrale Datenarchiv des Unternehmens die gewünschte Transparenz und verbessern den Gesamtprozess. Zusätzlich unterstützen implementierte Fall-Back-Szenarien den IT-Support, beschleunigen die erneue Verarbeitung im Fall von Verbindungsproblemen – wie diese beispielsweise in der Cloud auftreten können – und verbessern die systemische Verfügbarkeit der gesamten Plattform.

Ergebnis durch die Vereinfachung von EDI-Prozessen

Die Prozesse für die Bestellabwicklung per EDI und die Weiterverarbeitung im SAP-Systeme wurden im Zuge des Neuaufbaus der EDI-Plattform mit Lobster_data überarbeitet und optimiert. Nun werden Bestellungen bereits vor der Verarbeitung validiert. Ebenso werden kundenspezifische Kennzeichen für Variantenartikel in die notwendige Systemsprache per APIs auf der Microsoft Azure Platform übersetzt, so dass eine automatisierte Verarbeitung möglich ist.

Zum Schutz der API-Endpunkte erfolgt die Anmeldung mit OAuth2, dabei werden die Berechtigungen für die Endpunkte im verwendeten Identity Provider Keycloak hinterlegt und gespeichert. Zusätzlich stellt Lobster_data weitere API-Schnittstellen u.a. für das Kundenportal des Bauzulieferers zur Verfügung, um per EDI ein Self-Onboarding sowie Testen von EDI-Nachrichten zu ermöglichen. Das Self-Onboarding umfasst die Einrichtung von Kommunikationsverbindungen und die Erstellung von Nachrichtentypen ORDERS (Bestellung), ORDRSP (Auftragsbestätigung), DESADV (Lieferschein) und INVOIC (Rechnung) in verschiedenen Nachrichtenformaten wie XML, OpenTRANS, EDIFACT oder ZUGFeRD. Darüber hinaus kann der Verarbeitungsstatus von EDI-Nachrichten durch die Kunden selbst abgefragt und ggf. der erneute Versand von EDI-Dokumenten des Bauzulieferers angestoßen werden.

„Uns ist der Umgang mit den Herausforderungen gewachsener IT-Strukturen sehr vertraut. Wir bringen Ihre Prozesse auf modere Tools und Technologien – für eine umfassende Digitalisierung ohne Medienbrüche.“

Michael Wohlgemuth, Principal Consultant, CAS AG

ECKDATEN

BRANCHE

Bauzulieferbranche

TECHNOLOGIE

Lobster_data, Microsoft Azure Cloud Platform, OAuth2, Keycloak, Ablösung SAP PI

PROZESSE

Bestellabwicklung per EDI, Einführung API-Management, EDI-Nachrichtentypen ORDERS, ORDRSP, DESADV, INVOIC

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