Hinweisgebersystem für Whistleblower

Mit dem vorliegenden Gesetzesentwurf und Kabinettsbeschluss des Hinweisgeberschutzgesetzes ist das Thema Hinweisgebersysteme für Whistleblower für Unternehmen, Verbände, Vereine und weitere Organisationen zum brandaktuellen Thema geworden.

Worum geht es?

Ein Hinweis kann persönlich am Telefon oder schriftlich per Post beziehungsweise E-Mail erfolgen, jedoch ist die Anonymität nicht ausreichend gewahrt. Eine mehr oder weniger öffentliche Hinweisabgabe erfordert mehr Mut und wird somit leider häufiger unterlassen oder – noch schlimmer – an einen Dritten weitergegeben. Wird jedoch ein anonymes Hinweisgebersystem für Whistleblower angeboten, so ist die Abgabe des Hinweises niedrigschwelliger, da die Anonymität des Hinweisgebers gewahrt wird. Das erleichtert dem Hinweisgeber die Meldung und gleichzeitig erhöht es den Eingang wichtiger Hinweise, die unter Umständen sonst gar nicht gemeldet worden wären. Außerdem gelangt der Hinweis beim richtigen Empfänger sowie an der richtigen Stelle zur internen Hinweisbearbeitung. Sollten hingegen Meldungen über Verstöße an die Öffentlichkeit gelangen, können daraus folgenschwere wirtschaftliche oder auch Imageschäden entstehen.

Erfahren Sie hier, warum ein interner Meldekanal, insbesondere ein digitales Hinweisgebersystem wichtig ist und welche Vorteile es bietet.

CLUE#ZO digitales Hinweisgebersystem für Whistleblower
Inhalt

Was bedeutet Whistleblowing?

Das von Hinweisgebern beziehungsweise Whistleblowern nach innen oder außen getragene und gelebte Bedürfnis, illegales Handeln aufzudecken nennt man Whistleblowing. Hierunter fallen Missstände oder Gefahren für Mensch und Umwelt, die im eigenen Arbeitsumfeld des Whistleblowers existieren. Hier verfügen Hinweisgeber über das erforderliche Wissen und die Expertise, um Abweichungen zu erkennen und zu bewerten.

Zu externen Stellen können auch Dritte, verantwortliche Behörden oder auch die Presse gehören.

Whistleblower handeln in der überwiegenden Anzahl der Fälle nicht egoistisch oder aus niederen Beweggründen. Vielmehr möchten sie dem Unternehmen oder der Behörde die Möglichkeit geben, den festgestellten Missstand zu beseitigen und so für sich und andere ein gerechteres Umfeld zu schaffen.

Warum ist ein Hinweisgebersystem sinnvoll?

Whistleblower müssen Mut aufbringen, um Fehlverhalten aufzudecken.

Viele Menschen, die in ihren Unternehmen Missstände offen angesprochen haben, bereuen ihre Courage hinterher: Sie werden gemieden oder geächtet, bleiben bei Beförderungen außen vor oder verlieren gar ihre Jobs.

Die Europäische Union hat mit ihrer Whistleblower-Richtlinie wichtige Standards zum Schutz dieser Hinweisgeber in Europa gesetzt. Seit April 2019 stehen die Eckpunkte der Direktive fest, im Oktober 2019 hat auch der EU Rat die Richtlinie offiziell angenommen. Mit der Veröffentlichung im Amtsblatt der Europäischen Union ist die Richtlinie (EU) 2019/1937 am 16. Dezember 2019  in Kraft getreten. Bis 2021 hatten die EU-Mitgliedsstaaten Zeit, die Vorgaben der Richtlinie in eigene, nationale Gesetze umzusetzen. Eine Umsetzung in deutsches Recht steht bevor.

Neben den gesetzlichen Vorgaben sind auch die folgenden Vorteile eines Hinweisgebersystems zu berücksichtigen:

  • Ein Hinweisgebersystem stärt das Vertrauen der Mitarbeiter und verbundener Personen in die Integrität Ihres Unternehmens
  • Vermeiden Sie finanzielle Schäden durch zu zahlende Gerichtskosten, Strafzahlungen und verringern oder verhindern Sie Verkaufseinbußen oder gar Aktienkursverschlechterungen
  • Lernen Sie Ihr Unternehmen und Ihre Prozesse und das Sie umgebende Ökosystem besser kennen, indem sie bisher unentdeckte Missstände frühzeitig gegebenenfalls sogar rechtzeitig erkennen, bevor ein Schaden bekannt wird oder entsteht
  • Setzen Sie auf die präventive Wirkung eines effektiven Hinweisgebersystems. Hinweisgebersysteme wirken nachweislich abschreckend auf Personen, die Rechtsverstöße begehen wollen

Das digitale Hinweisgebersystem CLUE#ZO

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CLUE#ZO digitales Hinweisgebersystem für Whistleblower

Was ist ein digitales Hinweisgebersystem für Whistleblower?

Ein digitales Hinweisgebersystem für Whistleblower unterscheidet sich von einem herkömmlichen System dadurch, dass möglichst viele Aufgaben innerhalb des Prozesses der Hinweisaufnahme und -bearbeitung optimal aufeinander abgestimmt und weitestgehend automatisiert ablaufen.

Die reine Erfassung von Daten im Rahmen eines Fragebogens auf einer Internetseite ist Teil eines digitalen Hinweisgebersystems.  Durch die Nutzung einer in sich geschlossenen, mehrfach zertifizierten Cloud-Technologieplattform und die für diese Zwecke genutzten Services ermöglichen Unternehmen den Sprung in die digitale Transformation. Diese geht über eine reine Digitalisierung von Daten hinaus. Dazu gehören beispielsweise

  • ChatBot-Routinen
  • In-memory Datenhaltung und -verarbeitung
  • Responsives WebDesign
  • Online-Übersetzungsfunktionen

Behörden, Vereine, Verbände, Gemeinden und Unternehmen erlangen damit frühzeitig Kenntnis über mögliche Straftaten oder Ethikverstöße innerhalb der eigenen Organisation und sind schnell in der Lage Hinweise eigenständig zu klären bevor sie an die Öffentlichkeit gelangen.

EU-Whistleblower-Richtlinie und Hinweisgeberschutzgesetz – Worauf kommt es jetzt an?

Die Europäische Union erließ 2019 die EU-Whistleblower-Richtlinie, um Hinweisgeber stärker zu schützen. Mit der Umsetzung der EU-Hinweisgeberrichtlinie (EU/2019/1937) in ein nationales Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wird der angemessene Schutz von Hinweisgeber durch Unternehmen unerlässlich!
Nachdem der erste Anlauf zur Umsetzung der Richtlinie des Europäischen Parlaments im Jahr 2021 national gescheitert ist, wurde im April dieses Jahres ein neuer Referentenentwurf vom Bundesjustizminister vorgelegt. Dieser sieht eine Bußgeldbewährte Pflicht für Unternehmen vor, die kein Hinweisgebersystem für Whistleblower bis zum jeweiligen Stichtag eingeführt haben. Beschäftigungsgeber wie private Unternehmen oder auch Organisationen der öffentlichen Hand, haben eine interne Meldestelle einzurichten, sobald sie 50 oder mehr Personen beschäftigen.
Unternehmen ab 250 Mitarbeiter sind damit sofort in der Pflicht, sobald das nationale Gesetz ergeht, und haben keine Übergangsfrist zur Einrichtung und Umsetzung eines Hinweisgebersystems. Für Beschäftigungsgeber bis 249 Mitarbeiter wird es eine Übergangsfrist geben. Diese Unternehmen hätten demnach bis zum 17. Dezember 2023 Zeit zur Schaffung von anonymen Meldekanälen.

Besonders pikant in dem Referentenentwurf zur nationalen Umsetzung der Whistleblower-Richtlinie ist jedoch die externe Meldestelle, die bei nicht erfolgter Einführung eines Hinweisgebersystems genutzt werden soll. Dann soll sich der Hinweisgeber direkt an eine Meldestelle des Bundesjustizministeriums wenden können, dass eigens geschaffene Sollstellen hierfür bereitstellen wird. Eine proaktive Hinweisbearbeitung im Verantwortungsbereich ist hier sicherlich verträglicher als eine Missstands-Anzeige durch das Ministerium.
Nachdem gegen Deutschland am 27.01.2022 ein Vertragsverletzungsverfahren wegen der verspäteten Umsetzung der EU-Whistleblower-Richtlinie in ein nationales Gesetzt von der Europäischen Kommission eingeleitet wurde, gilt die Empfehlung von Rechtsexperten sich jetzt mit der Einrichtung eines niederschwelligen und anonymen Hinweisgebersystems zu beschäftigen. Das Ende Juli 2022 beschlossene Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und der vorliegende Gesetzesentwurf der Regierungskoalition erhöhen den Handlungsdruck nun erheblich auf Organisationen und Unternehmerseite sich mit der Einführung eines geeigneten Hinweisgebersystems auseinander zu setzen.

Bedenken Sie, dass es zu Ihrem Vorteil ist, schon jetzt Ihre Compliance Risiken zu minimieren und die Hürden für den Erhalt von wertvollen Informationen abzusenken. Jeder abgegebene und echte Hinweis zu Verstößen in Ihrem Unternehmen kann möglichen Schaden abwenden.

CLUE#ZO digitales Hinweisgebersystem für Whistleblower
Wettlauf um den Hinweis!

Das digitale Hinweisgebersystem für Whistleblower CLUE#ZO bietet gleichzeitig Identitätsschutz und ermöglicht eine strukturierte sowie dialoggeführte Entgegennahme von Meldungen.

Handeln Sie schon jetzt und im Interesse Ihres Unternehmens! Erfahren Sie mehr über die schnelle und problemlose Integration. Unser Team erklärt Ihnen gern die einfache Erfassung und Bearbeitung von Hinweisen und berät Sie hinsichtlich des passenden Preismodells.

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